Pemahaman Dasar Pengadaan Barang/Jasa
Penulis : Vitalis Windu Wahyu Wibowo, S.Kom.
Editor : Kristina Djojoatmodjo, S.Pi, M.Si.
Pengadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang atau jasa. Pengadaan barang dan jasa sendiri dapat dibagi menjadi dua, yakni pengadaan barang dan jasa pada sektor pemerintah serta pengadaan barang dan jasa swasta atau perusahaan.
Serta juga dibahas dalam KBBI, bahwa Pengadaan barang dan jasa berarti tawaran untuk mengajukan harga serta memborong pekerjaan atas penyediaan barang dan/jasa.
Pengadaaan barang/jasa pada sektor pemerintahan memiliki proses yang lebih rumit dibandingkan dengan pengadaan barang/jasa pada sektor lainnya, hal ini dikarenakan pembiayaannya berkaitan dengan APBN atau APBD sehingga segala proses yang terjadi harus dapat di pertanggungjawabkan dengan sejelas-jelasnya.
Sedangkan Pengadaan barang dan jasa pada sektor perusahaan atau swasta, prosesnya lebih sederhana dan lebih mudah dibandingkan pada pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada pengadaan di sektor swasta, aturan-aturan pengadaan barang dan jasa cenderung mengacu pada kebijakan instansi atau perusahaan masing-masing.
PENGERTIAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa :
Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Kegiatan pengadaan barang/jasa tersebut dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh Penyedia barang/jasa.
TUJUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah mempunyai peran penting dalam mensukseskan pembangunan nasional dalam rangka peningkatan pelayanan publik baik pusat maupun daerah. Adapun tujuan dalam sistem pengadaan barang/jasa pemerintah berdasarkan Perpres No. 16 tahun 2018, yaitu:
- Menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan penyedia.
- Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri.
- Meningkatkan peran serta usaha mikro, usaha kecil, dan usaha menengah.
- Meningkatkan peran pelaku usaha nasional.
- Mendukung pelaksanaan penelitian dan pemanfaatan barang/jasa hasil penelitian.
- Meningkatkan keikutsertaan industri kreatif.
- Mendorong pemerataan ekonomi.
- Mendorong pengadaan berkelanjutan.
PRINSIP – PRINSIP PENGADAAN BARANG DAN JASA PEMERINTAH
Dalam pelaksanaan proses pengadaan barang dan jasa baik pada sektor pemerintah ataupun swasta (perusahaan) harus menganut nilai dasar ataupun prinsip-prinsip dasar pengadaan barang dan jasa. Nilai dasar atau prinsip dasar tersebut berfungsi sebagai pedoman atau landasan dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah pedoman dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa :
EFISIEN
Efisien maksudnya adalah pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan istilah lain, efisien artinya dengan menggunakan sumber daya yang optimal dapat diperoleh barang/jasa dalam jumlah, kualitas, waktu sebagaimana yang direncanakan.
Istilah efisiensi dalam pelaksanaannya tidak selalu diwujudkan dengan memperoleh harga barang/jasa yang termurah, karena di samping harga murah, perlu dipertimbangkan ketersediaan suku cadang, panjang umur dari barang yang dibeli serta besarnya biaya operasional dan biaya pemeliharaan yang harus disediakan di kemudian hari.
Langkah-langkah yang perlu dilakukan agar pengadaan barang/jasa supaya efisien adalah:
- Penilaian kebutuhan, apakah suatu barang/jasa benar-benar diperlukan oleh suatu instansi pemerintah;
- Penilaian metode pengadaan harus dilakukan secara tepat sesuai kondisi yang ada. Kesalahan pemilihan metode pengadaan dapat mengakibatkan pemborosan biaya dan waktu;
- Survey harga pasar sehingga dapat dihasilkan HPS (Harga Perkiraan Sendiri) dengan harga yang wajar;
- Evaluasi dan penilaian terhadap seluruh penawaran dengan memilih nilai value for money yang terbaik; dan
- Dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa harus diterapkan prinsip-prinsip dasar lainnya.
EFEKTIF
Kegiatan pengadaan harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan. Efektif artinya dengan sumber daya yang tersedia diperoleh barang/jasa yang mempunyai nilai manfaat setinggi-tingginya. Manfaat setinggi-tingginya dalam uraian di atas dapat berupa:
- Kualitas terbaik;
- Penyerahan tepat waktu;
- Kuantiutas terpenuhi;
- Mampu bersinergi dengan barang/jasa lainnya; dan
- Terwujudnya dampak optimal terhadap keseluruhan pencapaian kebijakan atau program.
TRANSPARAN
Adanya suatu keadaan dimana pihak-pihak yang terkait didalam kegiatan pengadaan bisa melihat dengan jelas barang dan/jasa yang akan dibeli dan dapat memantau proses lebih detail. Transparan adalah pemberian informasi yang lengkap kepada seluruh calon peserta yang disampaikan melalui media informasi yang dapat menjangkau seluas-luasnya dunia usaha yang diperkirakan akan ikut dalam proses pengadaan barang/jasa. Setelah informasi didapatkan oleh seluruh calon peserta, harus diberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan respon pengumuman tersebut
Beberapa hal yang perlu diperhatikan supaya Pengadaan Barang/Jasa transparan adalah:
- Semua peraturan/kebijakan/aturan administrasi/prosedur dan praktek yang dilakukan (termasuk pemilihan metoda pengadaan) harus transparan kepada seluruh calon peserta;
- Peluang dan kesempatan untuk ikut serta dalam proses pengadaan barang/jasa harus transparan;
- Seluruh persyaratan yang diperlukan oleh calon peserta untuk mempersiapkan penawaran yang responsif harus dibuat transparan; dan
- Kriteria dan tata cara evaluasi, tata cara penentuan pemenang harus transparan kepada seluruh calon peserta.
Sehingga dalam transparan harus ada kegiatan-kegiatan:
- Pengumuman yang luas dan terbuka;
- Memberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan proposal/penawaran;
- Menginformasikan secara terbuka seluruh persyaratan yang harus dipenuhi;
- Memberikan informasi yang lengkap tentang tata cara penilaian penawaran.
Dengan demikian bahwa dalam transparan maka semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa termasuk syarat teknis/administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa sifatnya terbuka bagi peserta penyedia barang/jasa yang berminat serta masyarakat luas pada umumnya
TERBUKA
Siapapun dapat mengikuti proses lelang yang berlangsung sebagai calon penyedia dengan memenuhi syarat yang telah ditentukan.
BERSAING
Penentuan penyedia yang akan dipilih ditentukan dengan persaingan lelang sehat antar penyedia.
Terbuka dan bersaing artinya pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.
Persaingan sehat merupakan prinsip dasar yang paling pokok karena pada dasarnya seluruh pengadaan barang dan jasa harus dilakukan berlandaskan persaingan yang sehat.
Beberapa persyaratan agar persaingan sehat dapat diberlakukan:
- PBJ harus transparan dan dapat diakses oleh seluruh calon peserta;
- Kondisi yang memungkinkan masing-masing calon peserta mempu melakukan evaluasi diri berkaitan dengan tingkat kompetitipnya serta peluang untuk memenangkan persaingan;
- Dalam setiap tahapan dari proses pengadaan harus mendorong terjadinya persaingan sehat;
- Pengelola Pengadaan Barang/Jasa harus secara aktif menghilangkan hal-hal yang menghambat terjadinya persaingan yang sehat;
- Dihindarkan terjadinya conflict of interest; dan
- Ditegakkannya prinsip non diskriminatif secara ketat.
Prinsip terbuka adalah memberikan kesempatan kepada semua penyedia barang/jasa yang kompeten untuk mengikuti pengadaan. Persaingan sehat dan terbuka (open and efektive competition) adalah persaingan sehat akan dapat diwujudkan apabila Pengadaan Barang/Jasa yang dilakukan terbuka bagi seluruh calon penyedia barang/jasa yang mempunyai potensi untuk ikut dalam persaingan.
ADIL/TIDAK DISKRIMINATIF
Memberikan perlakuan yang sama terhadap semua calon penyedia tanpa menuju untuk memberikan keuntungan pada pihak tertentu. Adil/tidak diskriminatif maksudnya adalah pemberian perlakuan yang sama terhadap semua calon yang berminat sehingga terwujud adanya persaingan yang sehat dan tidak mengarah untuk memberikan keuntungan kepada pihak tertentu dengan dan atau alasan apapun.
Hal-hal yang harus diperhatikan supaya pengadaan barang/jasa berlaku adil dan tidak diskriminatif adalah:
- Memperlakukan seluruh peserta dengan adil dan tidak memihak;
- Menghilangkan conflict of interest pejabat pengelola dalam pengadaan barang/jasa;
- Pejabat pengelola dalam pengadaan barang/jasa dilarang menerima hadiah, fasilitas, keuntungan atau apapun yang patut diduga ada kaitannya dengan pengadaan yang sedang dilakukan;
- Informasi yang diberikan harus akurat dan tidak boleh dimanfaatkan untuk keperluan pribadi;
- Para petugas pengelola harus dibagi-bagi kewenangan dan tanggung jawabnya melalui sistem manajemen internal (ada control dan supervisi); dan
- Adanya arsip dan pencatatan yang lengkap terhadap semua kegiatan.
AKUNTABEL
Kegiatan pengadaan dapat ditelusuri dari segi keuangan dengan jelas dan dapat dipertanggung jawabkan pada berbagai pihak. Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa. Akuntabel merupakan pertanggungjawaban pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkan etika, norma dan ketentuan peraturan yang berlaku.
Beberapa hal yang harus diperhatikan sehingga Pengadaan Barang/Jasa akuntabel adalah:
- Adanya arsip dan pencatatan yang lengkap;
- Adanya suatu sistem pengawasan untuk menegakkan aturan-aturan;
- Adanya mekanisme untuk mengevaluasi, mereview, meneliti dan mengambil tindakan terhadap protes dan keluhan yang dilakukan oleh peserta
KESIMPULAN
Pengadaan barang/jasa pada hakikatnya adalah upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang/jasa yang dibutuhkannya, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan spesifikasi, harga, waktu, dan kesepakatan lainnya.
Hal ini menunjukkan bahwa pengadaan barang dan jasa merupakan suatu kegiatan untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkan guna memenuhi kebutuhan instansi/perusahaan dengan cara dan waktu sesuai peraturan yang berlaku serta dilaksanakan oleh pihak-pihak yang memiliki keahlian dalam melakukan proses pengadaan. (Win/Editor: Tin)
Daftar Pustaka
https://www.pengadaanbarang.co.id/2020/01/pengadaan-barang-dan-jasa.html